今回は、運営をサポートするNII湘南会議事務局にお話を伺いました。
合宿形式の国際会議開催に求める施設とは
センターの使い勝手にどのような印象を持たれていますか？
参加者が議論に集中できる環境が整えられています。
大会議室だけでなく、少人数グループが利用できる小会議室も複数あり、様々な用途に活用することができます。また各会議室にはプロジェクターや壁面ホワイトボードが備え付けられているため、活発な議論をすることができます。
会議室だけではなく、ラウンジスペースを利用できることも魅力的です。リクエストしたドリンクと軽食が用意されているので、いつでも気軽な会話を楽しみながら、初対面でも交流しやすい雰囲気が作ることができています。
ラウンジスペースを含めたワンフロアを24時間貸し切りにしていただいているので、周囲への影響や活動時間を気にする必要がないことも、一層活発な交流・議論につながっています。
プログラムの工夫
4泊5日と長い日程ですが、会議参加者は満足いただいている様子でしょうか？
プログラムの中にバンケットや半日観光を組み込んでいるので、とても満足されています。
半日観光は、センターから車で30分の「鎌倉」を訪問しています。歴史ある日本文化に触れていただき、観光の最後には日本料理を楽しむ、参加者から好評のプログラムです。リピーターも多いので、飽きないように複数の観光コースをご用意くださっています。また、外国人がメインなので、楽しんでいただけるよう通訳ガイドもつけていただいており、大変助かっております。
研究から離れて観光の要素が入ることでリフレッシュしつつ、コミュニケーションを深められていると考えています。
参加者へのケア
初めて来日する、という参加者もいらっしゃると思いますが、アクセスでの戸惑いや滞在中のトラブルはありませんか？
参加者は来日前からセンターの担当者とやり取りを行っています。英語で対応してくださるので、気になることや不安がある場合でも、現地と直接連絡することができます。また、滞在中も英語で対応していただいておりますので、会話に不自由することはありません。
今後への期待
これまでの10年間で150回、約3,700人が参加してきましたが、その成果や今後に期待することは？
これまでの10年間で、複数回セミナーへ参加される方や、オーガナイザーとして複数回開催している方も多くおります。新型コロナウイルス感染症の影響により、しばらく開催できておりませんが、リアルな場で、センターでの開催を待ちたいというオーガナイザーばかりです。湘南会議の目標である情報学の課題を解決するだけではなく、初対面の研究者がすぐに打ち解けて、活発な交流をして新たなネットワークを作り出せることも、魅力の一つであるからだと感じています。
十分な環境が整えられていると思いますが、プールと卓球場以外にも、ビリヤードや音楽室のような場所もあれば、より一層交流の場や議論の間の息抜きになると思います。また、リピーターが増えてきているので、エクスカーションにもっとバリエーションがあれば嬉しく思います。
国立情報学研究所（National Institute of Informatics）は、情報学という新しい学術分野での「未来価値創成」を使命とする国内唯一の学術総合研究所です。
